La gestion des factures fournisseurs peut rapidement devenir complexe et source d’erreurs dans les entreprises. Afin d’y remédier, opter pour une solution de récupération automatique s’avère être une option efficace et innovante. Découvrons ensemble comment un tel système fonctionne et quels bénéfices il peut apporter à votre entreprise.
Qu’est-ce que la récupération automatique des factures fournisseurs ?
La récupération automatique est un processus qui permet de centraliser et traiter automatiquement toutes les factures fournisseurs, quelle que soit leur provenance ou leur format. Cette méthode repose sur l’utilisation d’un logiciel spécifique, souvent proposé sous forme de solution cloud de facturation électronique, qui se charge d’effectuer toutes les étapes liées à la collecte des documents émis par vos fournisseurs. Une fois mise en place, cette approche vous offre une vision globale et organisée de l’ensemble de vos factures fournisseurs, facilitant ainsi leur suivi et leur traitement. Contactez un professionnel comme Yooz pour en savoir plus.
Fonctionnement du collecteur de factures fournisseurs
Le principe du collecteur de factures fournisseurs est simple : automatiser entièrement le processus de collecte et de traitement des factures afin de réduire au maximum les erreurs et les efforts requis pour gérer ces documents. Ce type de logiciel fonctionne selon un schéma bien précis :
- Réception des factures fournisseurs venant de différentes sources (email, plateformes partenaires, etc.)
- Extraction des données contenues dans les factures (montant, échéances, coordonnées bancaires, etc.)
- Vérification de la conformité des informations extraites avec les contrats et commandes existants
- Intégration des données validées dans votre système comptable ou ERP
- Archivage des factures fournisseurs traitées pour un accès ultérieur facilité.
Toutes ces étapes se déroulent de manière automatique, sans intervention humaine nécessaire. Ainsi, la gestion automatisée de votre entreprise devient plus fluide et efficace.
Les atouts de la récupération automatique
Opter pour une solution de collecte et de traitement automatique des factures fournisseurs présente plusieurs avantages :
Gain de temps
Centraliser toutes les factures à un seul endroit permet d’éviter la recherche manuelle dans diverses boîtes mails ou dossiers, rendant ainsi leur traitement plus rapide.
Fiabilité
L’automatisation réduit considérablement les erreurs liées à la saisie manuelle des données ou au suivi des échéances, garantissant un meilleur respect des engagements contractuels.
Conformité et sécurité
Le logiciel de collecte des factures vérifie systématiquement la validité des informations recueillies et stocke ces dernières de manière sécurisée pour une durée légale de 10 ans.
Accès facilité aux informations
La centralisation des factures fournisseurs permet une consultation rapide et aisée des documents, sans avoir à fouiller dans les dossiers archivés.
Comment choisir le bon outil de récupération automatique ?
Afin d’opter pour la solution la plus adaptée à vos besoins, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères lors du choix de votre logiciel de collecte des factures :
- Compatibilité : assurez-vous que l’outil sélectionné s’intègre facilement avec votre système comptable ou ERP, afin de garantir une gestion fluide et sans heurt.
- Simplicité d’utilisation : privilégiez un système intuitif et convivial, ne nécessitant pas de compétences techniques particulières pour être manipulé.
- Évolutivité : optez pour une solution capable de s’adapter à l’évolution de votre activité (nombre de factures traitées, nouveaux fournisseurs, etc.).
- Coût : comparez les diverses offres proposées sur le marché en tenant compte de leurs fonctionnalités respectives, mais également du budget alloué par votre entreprise.
